Fotokopi Makinesi Kiralarken Sözleşmede Dikkat Edilmesi Gerekenler

Kısa vadeli etkinliklerde veya dönemsel projelerde fotokopi makinesi kiralama hizmetine başvuran işletmeler yazıcı kiralama sözleşmesi imzalamakla yükümlüdür. Fotokopi makinesi kiralarken sözleşmede dikkat edilmesi gerekenler, cihaz özellikleriyle aynı derecede önemlidir. Nitekim sözleşme maddeleri süreci ve karşılıklı hakları güvence altına alır.

İşletme ile hizmet sağlayıcı arasında yapılan anlaşmanın kapsamı sözleşmede açık ve net olarak belirtilir. Sözleşme yalnızca hangi cihazın verileceğini değil, hizmet kapsamını da içerir. Dolayısıyla maliyet üzerinde de önemli ölçüde belirleyicidir.

Kopya Başı Birim Maliyet Nedir?

Kopya başı birim maliyeti, yazıcı kiralama hizmetinde tarafların imzaladığı sözleşmede belirlenen sayfa başı kullanım ücretidir. Bu fiyatlandırma modelinde faturalandırma basılan sayfa üzerinden yapılır. Yani cihaz değil kullanım ücretlendirilir. Her ayın sonunda cihaz parkurundaki sayaç incelenerek baskı miktarı netleştirilir.

Kopya başı maliyet aynı zamanda bir hesaplama yöntemidir. Bu baskı maliyeti hesaplamasında toplam gider, basılan sayfa sayısına bölünerek birim maliyet elde edilir. Kopya başı maliyet hesaplama sürecinde değerlendirilen kriterler her hizmet sağlayıcıda aynı olmayabilir. Bununla birlikte genel olarak şu gider kalemleri hesaplanır:

• Toner veya kartuş maliyeti
• Drum ünitesi maliyeti
• Servis ve bakım giderleri
• Kâğıt maliyeti
• Elektrik
• Cihaz amortismanı

Kopya başı ücretlendirme sisteminde bakım, onarım ve sarf malzeme temini hizmet kapsamındadır. Bu sayede maliyet işletmeler için tahmin edilebilir hale gelirken, iş akışında süreklilik sağlanır.

Teknik Servis Süresi (SLA)

Service Level Agreement kelimelerinin baş harflerinden oluşan SLA, hizmet kalitesini ve teknik servis süresini netleştiren bir anlaşmadır. Yazıcı kiralama şartları sözleşmenin genel çerçevesini, SLA ise teknik destek ve hizmet kalitesini düzenler. SLA ile amaçlanan hizmet kalitesini ölçülebilir kılmaktır.

Fotokopi makinesi ve yazıcı kiralama hizmetinde iyi hazırlanmış bir SLA şu sorulara yanıt vermelidir:

• Cihaz ne kadar süre çalışır durumda kalacak?
• Arıza durumunda kaç saat içinde müdahale edilecek?
• Cihazdan kaynaklanan sorun ne kadar sürede çözülecek?
• Toner seviyesi kontrolü gibi destek süreçleri uzaktan mı gerçekleştirilecek?
• Cihaz kesintisiz kaç saat çalışabilir?
• Çözümü uzun süren arızalarda veya teknoloji yenileme taleplerinde cihaz değişimi yapılabilir mi?
• Gereken sarf malzemeleri ne kadar sürede temin edilir?
• Bakım ne sıklıkta yapılır?
• Sürekli aynı hata kodu geliyorsa nasıl bir yol izlenir?
• Sarf malzemenin stokta olmaması durumunda bekleme süresi nedir?
• Arıza bildirimi nasıl yapılmalıdır?

Teknik servis süresi genellikle saat bazında belirlenir. Böylece arıza durumunda iş akışının kesintiye uğraması önlenir.

Sarf Malzeme Dâhil Paketler

Yazıcı kiralama sürecinde çoğunlukla sarf malzeme dahil paketler tercih edilir. Toner, drum ünitesi gibi malzemelerin bulunduğu bu hizmet paketlerinde takip ve temin süreci hizmet sağlayıcının sorumluluğundadır. Bu sayede işletmeler sarf malzeme satın alma süreçleriyle zaman kaybetmez. Sarf malzemenin kullanıma hazır olması ise baskı kalitesinin stabil kalmasını sağlar.

Teknik servis süresi gibi detaylar fotokopi makinesi kiralarken sözleşmede dikkat edilmesi gerekenlerin başında gelir. İhtiyacınıza uygun kiralama modelini belirlemek için çözüm danışmanından teklif talep edebilirsiniz. Böylece bütçenizi korumak ve uzun vadede maliyet avantajı sağlamak mümkün olur.