Ofis Güvenliğinde Yazıcıların Rolü Veri Sızmasını Önleyin

Bilgi teknolojilerindeki gelişmelerle birlikte veri birçok işletmenin en kritik kaynağı haline geldi. İşletmelerin KVKK (Kişisel Verileri Koruma Kanunu) kapsamında müşteri bilgilerini korumakla yükümlü olması veri güvenliğini zorunlu kıldı. Baskı çözümleri, iş süreçlerinin bir parçası olarak veri aktarımında önemli ölçüde pay sahibidir. Bu nedenle işletmelerin yazıcı güvenliği için önlemler alması gerekir.

Kurumsal ofis ortamlarında iş akışına katkıda bulunan baskı çözümleri, ağ bağlantısı ve bulut entegrasyonu gibi özelliklere sahiptir. Bu özellikler uzaktan çalışanlar için işleyişi daha verimli hale getirir, fakat güvenlik riskleri de vardır. Nitekim baskı çözümleri, ticari sır niteliğindeki belgelerin veya müşteri bilgilerini içeren evrakların çıktısını alırken kullanılır. Fotokopi makinesi veri güvenliği hassas bilgilerin korunması açısından dikkate alınmalıdır.

Hard Disk Şifreleme

Hard disk şifreleme dijitalleşen iş dünyasında veri güvenliğini sağlamak için başvurulan yöntemlerden biridir. Gelişmiş belge yönetimi sunan çok fonksiyonlu yazıcılarda (MFP), genellikle dâhili hard disk bulunur. Bu bileşende baskı süreçlerinde kullanılan belgelerdeki veriler saklanır. Özellikle yoğun baskı hacmine sahip işletmelerde büyük veri trafiği oluşur. Bu veri akışında sızıntıları önlemek için güvenli baskı yöntemleri kullanılmalıdır.

Hard disk şifrelemede bilgilerin açık ve net okunmaması için karmaşık şifreleme sistemi kullanılır. Bu sayede, yetkisi bulunmayan kişiler cihaza erişim sağlasa bile içeriği anlaşılmayan kodlar olarak görür. Yani sistem sadece parolayı bilen gerçek kullanıcının verileri okumasına izin verir. Böylece baskı süreçlerinde;

• Taranan fatura, sözleşme gibi belgelerdeki veriler,
• Yazdırma sırasında bekleyen dosyalardaki veriler,
• Kopyalanan belgelerdeki veriler,
• Baskı ön izlemedeki veriler gizli kalır.

Hard disk şifreleme işletmelerin KVKK'ya uyumlu olmasını sağlayarak veri ihlallerini önler.

Kimlik Doğrulamalı Baskı (Pull Printing)

Yazıcıların siber tehditlere açık hale gelmesini önleme yöntemlerinden biri de kimlik doğrulamalı baskı (pull printing) sistemidir. Bu sistemde, kullanıcı doğrulaması tamamlandığında belge çıktısı alınabilir. Pull printing sistemlerinde yetki doğrulaması için en yaygın yöntem, RFID kart (Radyo Frekansı ile Tanımlama) kimlik doğrulamadır.

PIN kodu, Bluetooth/NFC ve QR kod ile doğrulama yöntemi sayesinde de sadece yetkili kişiler baskı alabilir. Doğrulama tamamlanana dek belgeler, yazıcının diskinde veya ağ üzerindeki sunucuda saklanır. Böylece baskı süreçleri kontrol altına alındığı gibi gereksiz baskılar da engellenir.

Ağ Güvenliği Yapılandırması

Güvenli yazdırma için etkili bir diğer yöntem, yazıcının yalnızca yetkili IP'lerle haberleşmesini sağlayan ağ güvenliği yapılandırmasıdır. Yapılandırmada amaç;

• Yazıcıya yalnızca belirlenen ağ cihazlarının erişmesini,
• Yetkisiz bağlantı girişimlerinin otomatik olarak engellenmesini sağlamaktır.

Ağ güvenliği yapılandırmasında SNMPv3, SSL/TLS ve HTTPS gibi güvenli iletişim protokolleri kullanılır. MAC adres filtreleme ile 802.1X ağ erişim kontrolünün birlikte kullanılması yetkisiz erişimi önler. En yaygın kullanılan protokol, SSL veya TLS şifreleme teknolojisi kullanarak web sitelerini güvenli hale getiren HTTPS’dir.

SNMPv3, güçlü şifreleme algoritmalarıyla, sadece yetki verilmiş personelin sadece erişim hakkı olan verilere erişmesine izin verir. Özellikle büyük ölçekli işletmelerde yazıcı güvenliği için SNMPv3 protokolü kullanılır. Ağ güvenliği yapılandırması sayesinde yazıcı ile ağ arasındaki veri aktarımı şifreli hale gelir.

Baskı altyapısı yönetiminde ağ üzerinden gerçekleşen veri iletimleri de “sniffing” gibi riskleri önlemek kritik önem taşır. Güvenlik politikalarınızı baskı çözümleri özelinde daha doğru yapılandırmak için bizimle iletişime geçebilirsiniz. MPS (Managed Print Services) hizmetimizle sizler için güvenli baskı ekosistemi kuruyoruz.