Yazıcı ve Fotokopi Maliyetlerini Düşürmenin 5 Yolu

Teknolojinin stratejik kullanımı modern iş dünyasında önemli bir beceri haline geldi. Yeni nesil teknolojileri içeren baskı çözümleri de sürdürülebilirlik açısından önemlidir. Yazıcı ve sarf malzemeleri, maliyetleri artıran ve sürdürülebilirliği olumsuz etkileyen bir etken olarak görülür. Oysa doğru baskı çözümünün fotokopi tasarruf yöntemleri uygulayarak kullanılması maliyetleri büyük oranda düşürür.

Baskı süreçlerinde maliyetin cihaz fiyatından ve tonerden ibaret olduğu düşünülse de gizli maliyetler de söz konusudur. İşletmeleri yazıcı maliyeti düşürme yolları arayışına sürükleyen de bu gizli maliyetler ve sürpriz faturalardır. Bu nedenle, cihazların tasarruf modları doğru kullanılmalı, sarf malzeme akışı ve arızalar kontrol altında tutulmalıdır. İşte yazıcı ve fotokopi maliyetlerini düşürmenin 5 yolu.

1. Tasarruf Modu Kullanımı

Birçok fotokopi makinesinde ve yazıcıda, isimleri ve işlevleri üretici firmaya göre değişiklik gösteren tasarruf modları bulunur. En yaygın kullanılan tasarruf modları şunlardır: Eco mode (eco modu), draft mode (taslak mod) ve toner save mode. Bu kodlar genel olarak baskı kalitesini ihtiyaca göre düzenlemeyi sağlar.

Resmî kullanıcı kılavuzlarına göre eco modu;

• Baskıların kâğıdın bir yüzüne mi yoksa çift taraflı mı yazdırılacağını,
• Toner koyuluğunu,
• Renk yoğunluğunu,
• Sayfa görüntülerinin sayısını belirler.

Yazıcı ayarlarında bulunan taslak modu en ekonomik modlardan biridir. Daha az toner veya mürekkep kullanmak suretiyle harfleri daha ince basar. Daha çok kurum içindeki belge trafiğinde tercih edilir. Toner save mode ise adından anlaşıldığı üzere sadece toner tüketimini azaltmak amacıyla kullanılır.

2. Kâğıt Tüketimini Azaltma Stratejileri

Yazıcı maliyeti düşürme stratejilerinden biri de kâğıt tüketimini azaltmaktır. Baskı çözümlerinde kâğıt tasarrufu sağlayan en önemli hamle kâğıt sıkışmasını (paper jam) önlemektir. Kâğıt sıkışması, hem kâğıt israfına hem de cihazın kullanım ömrünün azalmasına yol açar. Sıkışmayı önlemek için;

• Doğru kâğıt kullanılmalı,
• Kâğıt tepsisi aşırı doldurulmamalı,
• Periyodik bakım ve silindir temizliği ihmal edilmemeli,
• Orijinal sarf malzemesi kullanılmalıdır.

Baskı dünyasında “gereksiz” olarak ifade edilen ekrandan da okunabilecek baskılar, kâğıt israfına ve toner/kartuş israfına yol açar. Gereksiz baskıları önlemek için PDF veya bulut sistemleri üzerinden inceleme yapılabilir ve makinenin baskı ön izleme özelliği kullanılabilir. Yazdırma yetkisinin kontrol edildiği MPS sistemleri (Managed Print Services/Yönetilen Baskı Hizmetleri) de, gereksiz baskıların önüne geçmek için etkili bir stratejidir.

3. Toner Yönetim Yazılımları

Toner, yazdırma işleminde kullanılan özel bir tozdur. Hassas yapıdaki bu malzeme yazıcının en çok tükettiği sarf malzemedir. Dolayısıyla baskı maliyetinin ana kalemi olduğu söylenebilir. Bu nedenle yoğun baskı hacmine sahip ofisler toner tasarrufu nasıl yapılır öğrenmeye ihtiyaç duyar. Toner tasarrufu yapmak için toner yönetim yazılımları kullanılır.

Çoğunlukla MPS sistemiyle çalışan toner yazılımları, tüm baskı etkinliğini uzaktan izleyerek yazdırma işlerini denetlemeyi sağlar. Yazılımlar şu sorulara yanıt verir:

• Hangi kullanıcı ne kadar sürede kaç adet baskı alıyor?
• Kullanıcılar siyah beyaz mı renkli çıktı mı alıyor?
• Toner seviyesi kritik eşiğe ne kadar yakın?
• İşletmenin çift taraflı yazdırma gibi baskı kurallarına ne kadar uyuluyor?

Kullanım odaklı izleme sistemi sayesinde genel olarak baskı maliyetleri düşürülebilir.

4. Çift Taraflı Baskı Kullanımı (Duplex Printing)

Çok fonksiyonlu yazıcıların birçoğunda çift taraflı baskı (duplex printing) özelliği vardır. Çift taraflı baskı kullanımı, kâğıdın hem ön hem de arka yüzüne baskı yapmayı sağlar. Kâğıdı manuel olarak çevirmeden aynı belgenin daha az sayfayla yazdırılması kâğıt ve toner israfını önler. Çevre dostu kullanım sağlayan bu özellik, aynı zamanda rapor ve sunumların daha düzenli görünmesini sağlar. Kâğıt tüketiminin çok yüksek olduğu eğitim ve finans kurumlarında, çift taraflı baskı yapabilen yazıcıların kullanılması önerilir.

5. Düzenli Bakım ve Cihaz Optimizasyonu

Yazıcı ve fotokopi makinelerinin verimli performans göstermesi, düzenli bakım ve cihaz optimizasyonu yapılmasına bağlıdır. Silindir (roller) ve kâğıt artıklarının temizliği gibi işlemleri kapsayan düzenli bakım, arızaları ve kâğıt sıkışmalarını önler. Dolayısıyla cihazın kullanım ömrü de artar. Tasarruf (Eco/Draft) modlarını aktifleştirerek optimizasyon yapılması baskı maliyetlerini düşürmede oldukça etkilidir.