Yeni Nesil Ofislerde Yönetilen Yazdırma Hizmetleri Nedir?

Bilgisayar teknolojilerindeki gelişmeler ve internetin yaygınlaşması, ürün, süreç ve hizmetler arasındaki ayrımı ortadan kaldırdı. Bu bütüncül yapıda belgeleme süreçlerinin otomatik ve düzenli ilerlemesi şarttır. MPS tam da bu noktada devreye girerek yeni nesil işletmelerin dijitalleşmeyi kurum kültürü haline getirmesini sağlar.

MPS, Managed Print Services kelimelerinin baş harflerinin kısaltmasıdır ve Yönetilen Yazdırma Hizmetleri anlamına gelir. Bu bağlamda MPS nedir sorusunu en yalın haliyle bir hizmet modeli veya yaklaşım olarak yanıtlayabiliriz. Baskı altyapısı açısından ise MSP şu anlama gelir: Baskı çözümleriyle ilgili süreçlerin tek bir merkezden izlenerek optimize edilmesi. Yani, MPS tedarikçi ile işletme arasındaki iş birliğidir.

Yazdırma Güvenliği ve Bulut Entegrasyonu

Çoğu kişinin MPS’nin fotokopi makinesi kiralama ve bakım hizmetlerinden ibaret olduğu yönündeki düşüncesi doğru değildir. Nitekim MPS ile ilgili yapılan açıklamalarda genellikle uçtan uca ibaresi kullanılır. Bu ibare MPS’nin, baskı süreçlerinin tamamının bütüncül bir yaklaşımla tek merkezden yönetilmesi işlevine işaret eder. Yazdırma güvenliği ve bulut entegrasyonu MPS’nin çekirdeğini oluşturur.

Akıllı ofis yazdırma çözümleri, sahip olduğu fonksiyonlar sayesinde hassas verileri depolar, işler ve iletir. Böylece veri ekosistemine dolaylı da olsa katkıda bulunur. Wi-Fi özellikli yeni nesil cihazlar, birçok yönden avantaj sağlamakla birlikte güvenlik riskleri de barındırır. Şu güvenlik açıkları finansal kayıplara yol açar:

• Yazıcılara yetkisiz erişim
• Basılı belgelerin ele geçirilmesi
• Ağ zayıflıkları
• Yetersiz veri şifreleme
• Zararlı yazılım ve ürün yazılımları

Öte yandan baskı sürecinde oluşan veriler operasyonel karar başlıkları üzerinde de belirleyicidir. Bu nedenle özellikle hassas verilerin işlendiği sağlık ve hukuk gibi sektörlerde güvenlik altyapısı büyük önem taşır. MPS’nin yazdırma süreçlerini güvenli hale getirdiği özellikleri şunlardır:

• Kullanıcı bazlı kimlik doğrulama (kart, PIN, mobil onay)
• Güvenli çıktı alma (pull printing)
• Şifreli veri iletimi
• Cihaz erişim yetkilendirmesi

Bu güvenlik özelliklerinin doğru yönetilmesi için MPS çözümlerinin bulut tabanlı yapılarla entegre çalışması gerekir. Bulut entegrasyonu sayesinde sahada çalışan profesyoneller de güvenle baskı alabilir. Entegrasyon sayesinde veri kaybı önlenir. Böylece iş akışı kesintisiz devam eder.

İş Akışı Optimizasyonu

Baskı altyapısı MPS ile kontrol edilebilir ve tek merkezden yönetilebilir bir sisteme dönüştürülür. MPS şu sorulara yanıt bulmayı sağlar:

• Hangi IP adresinden hangi belgenin ne sıklıkla yazdırıldığı takip ediliyor mu? (baskı alışkanlıklarının analizi)
• Hangi belgeler hangi cihaza yönlendirilmeli? (otomatik yönlendirme)
• Hangi IP adresine bağlı cihazda teknik sorun var? (hızlı arıza giderme)
• Hangi IP adresindeki toner seviyesi çok düşük, arıza var mı? (hızlı sarf malzemesi temini)

Sıraladığımız bu sorulara verilen yanıtlar sayesinde tüm baskı süreci merkezi olarak yönetilir. Bu doğrultuda, MPS’nin iş akışı optimizasyonuna katkısını şöyle sıralayabiliriz:

• Gelişmiş güvenlik önlemleriyle ticari sırların güvenliği sağlanır.
• Baskının belirli kurallar çerçevesinde gerçekleştirilmesiyle kağıt ve sarf malzeme israfı azalır. Ayrıca enerji kaynakları daha verimli bir şekilde kullanılır.
• BT ekiplerinin cihazları tek tek yönetme zorunluluğunun ortadan kalkması operasyonel zaman kaybını önler.
• Dijital arşivde herhangi bir belgenin kaybolması söz konusu olmaz.

MPS, tüm bu kazanımlarıyla hem sarf malzemeden hem iş gücünden tasarruf sağlayarak maliyetlerin düşmesini sağlar.

Uzaktan Destek Süreçleri

Yönetilen yazdırma hizmetlerinde en önemli avantajlardan biri uzaktan destek süreçleridir. Hizmet kapsamında yazıcıların; toner seviyesi, kâğıt durumu, hata kodları, baskı sayısı izlenir. Veriler sisteme anlık olarak yansıdığı için sadece sorun olduğunda değil, olası arıza durumlarında da müdahale edilebilir. Belirlenen parametreler aşıldığında otomatik uyarı sistemi devreye girer. IT ekipleri e-posta ya da dashboard üzerinden iletilen bildirime göre müdahalede bulunur.

Uzaktan destek sürecinde IT ekibi tarafından tanımlı SLA süreleri göz önünde bulundurularak yapılabilecek müdahaleler ise şöyledir:

• Yazılım güncellemeleri
• Yazıcı kalibrasyonu
• Ağ bağlantı kontrolü
• Yazdırma kuyruğu temizleme
• Hata resetleme
• Sarf malzeme siparişi

Sorunların yerinde servis gerekmeden proaktif şekilde uzaktan çözülmesi, arıza süresinin ve servis maliyetlerinin minimuma düşmesini sağlar.